Cómo afecta a empresas y trabajadores el control del horario laboral

Sólo cabe plantearse cómo cumplir con las nuevas previsiones legales de esta norma.

Este viernes hemos sido testigos de la presentación un Real Decreto-ley de medidas urgentes de protección social en la lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo . Entre las medidas contenidas en dicha norma, sin duda destaca, por el revuelo que causa en ciertos sectores, la obligación de implantar un sistema de registro de jornada.

Esto es, el nuevo redactado del artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores exigirá a partir de ahora, que todas las empresas registren "día a día" la jornada realizada por su plantilla, haciendo constar el horario de entrada y de salida de cada persona trabajadora -no sólo de los contratos a tiempo parcial-. Además, se exigirá la conservación de esta información durante cuatro años, considerándose como infracción laboral grave la falta de registro de jornada, sancionable con una multa máxima de 6.250 euros.

Más allá de las posibles infracciones, es evidente que la Inspección de Trabajo, que lleva años persiguiendo este cambio, requerirá en todo caso que las empresas cuenten con sistemas de registro. Por tanto, sólo cabe plantearse cómo cumplir con las nuevas previsiones legales y las que a su vez puedan desarrollarse por la negociación colectiva.

En este nuevo escenario, las cuestiones esenciales que hay que considerar son:

• De acuerdo con el criterio sentado por la Inspección de Trabajo en el año 2016, el tipo de sistema de registro resulta de libre elección para la empresa, siempre que el método utilizado garantice la fiabilidad e invariabilidad de los datos y refleje, como mínimo, cada día de prestación de servicios, la hora de inicio y la hora de finalización de la jornada. Sin perjuicio de ello, los convenios colectivos podrían llegar a exigir la adopción de un sistema concreto.
• Se pueden implementar tanto sistemas manuales, como podrían ser los relojes analógicos de fichaje, o digitales como podrían ser los registros de presencia automáticos. También cabe el uso de medios más o menos rudimentales como son las hojas firmadas por la plantilla o la implementación de medios tecnológicos, como pueden ser las aplicaciones informáticas que pueden llegar a instalarse en los dispositivos personales o profesionales de la plantilla.
• Por tanto, cuando no exista una obligación legal o convencional específica, la forma en que se presente el registro es irrelevante, siempre que Inspección de Trabajo pueda comprobar in situ en el centro de trabajo, tanto la existencia del registro de jornada diario como su utilización, para poder analizar el grado de cumplimiento de las normas laborales de la empresa.
• Los cuadrantes horarios, los horarios o calendarios laborales no se consideran un registro de jornada, por lo que deberá establecerse un sistema de registro con independencia de la forma interna en que la empresa organice su trabajo.
• En el caso de empresas con representantes legales de las personas trabajadoras, cabe destacar que deberá dárseles información y plazo de consulta, para la implementación de sistemas nuevos de control del trabajo.
• Otro aspecto a considerar, partiendo del análisis de la cuestión realizado en su momento por el Tribunal Supremo, es que a mayor capacidad de monitorización del personal, más posibilidades hay de invadir su intimidad o de manipular datos personales innecesarios, por lo que tendrá que analizarse caso por caso tanto la proporcionalidad del sistema de control como si el tratamiento de datos personales es correcto.
• La norma no exige que se registre cada entrada y salida del personal del centro de trabajo, pero si se implementa un sistema de esta naturaleza, es conveniente recordar a la plantilla cuáles son sus horarios y el tiempo de sus pausas, a los efectos de que estén preavisados de los posibles incumplimientos que podrían detectarse.
• La obligación de llevar un registro de horas extraordinarias no desaparece ni se ve sustituido por el nuevo registro de jornada diaria que se refiere a la jornada ordinaria de trabajo. En particular, las empresas deberán mantener el registro de horas extraordinarias que tuvieran hasta ahora y el nuevo registro de jornada diaria, al tratarse de obligaciones independientes.
• El registro de jornada de los contratos a tiempo parcial es una normativa que continúa existiendo, por lo que las empresas deberán seguir informando a su personal a tiempo parcial sobre las horas realizadas.

Sin perjuicio de lo anterior, existen sectores y profesiones en los que el registro de jornada presenta unas complejidades particulares, como puede observarse en cualquiera de los siguientes casos:

Prestación de servicios a distancia: En profesiones como las de los y las representantes comerciales, el personal de empresas prestadoras de servicios "externos", o el personal que presta servicios en régimen de trabajo a distancia -en el que por cierto, las nuevas políticas de desconexión serán un elemento clave para determinar la forma y horarios en que se prestan estos servicios-, el registro mediante sistemas digitales instalados en los dispositivos móviles entregados a la plantilla se presenta a como una alternativa eficaz para asegurar que el registro se realiza de forma adecuada.

En cambio, los sistemas más rudimentarios, como pueden ser las fichas diarias con firma de la persona trabajadora, aunque son válidos como ya hemos expuesto, pueden dar lugar a descontrol o pérdida de información si la plantilla no está implicada.

Servicios en los que existen guardias: Ciertas empresas pertenecientes a sectores como el sanitario, el portuario, el aéreo e incluso el tecnológico en la actualidad, requieren que algunos de sus servicios se presten ininterrumpidamente 24 horas 7 días a la semana. Así, hay profesionales que, una vez que abandonan su centro de trabajo habitual continúan disponibles, por si se presenta una eventualidad que requiera que retomen sus funciones.

En estos casos, al margen de las obligaciones de compensación que puedan resultar como consecuencia del sistema de guardias, la obligación de registro diario de jornada diaria deberá llevarse. Así, aunque la norma hable de que el registro se llevará para la "entrada" y "salida" de cada persona, esto no significa que pueda prescindirse del registro de las horas de trabajo efectivo realizadas durante las guardias fuera del centro de trabajo. Ahora bien, cuando se trate de la realización de horas de trabajo que superen la jornada ordinaria, estas podrían tener que anotarse en el registro de horas extraordinarias.

Servicios legales y contables: Por último, vale la pena detenerse en este tipo de servicios sencillamente para puntualizar que, en los casos en los que se realiza una facturación por horas, la imputación de tiempos en un expediente o cliente no sustituye el registro de jornada diario exigido por la norma. De esta forma, mientras se trate de relaciones sujetas al Estatuto de los Trabajadores, deberán establecerse sistemas de control del tiempo de trabajo diario.

No olvidemos que hasta en los supuestos aparentemente más sencillos, como son las oficinas bancarias, ha habido un intenso debate sobre la forma de controlar el tiempo de trabajo. En el campo, en el que existe una gran parte del personal que presta servicios por jornal, será necesario adoptar sistemas que respondan adecuadamente a las características de los servicios.

Como ya hemos dicho, se trata de un aspecto que admite soluciones creativas y que debería responder a la realidad empresarial en todo caso, siempre que se respeten las características elementales del registro de jornada y las previsiones convencionales que correspondan.